Covid-19 öncesinde 2020’nin “uzaktan çalışma yılı” olacağı tahmin ediliyordu. Ancak bu konuya iyimser yaklaşan uzaktan çalışma savunucuları bile dünyanın en büyük evden çalışma deneyinin 2020’nin ilk çeyreğinden önce başlamasını beklemiyordu. Dünyada milyonlarca insan plaza ofislerinde çalışmaya alışkın olsa da, COVID-19 geçtiğimiz 5-6 ay içerisinde birçok şirkete geniş ölçekte uzaktan çalışma modeline geçmenin ciddi ciddi düşünülmesi gerektiğini gösterdi.

2020’nin başlarında dünyayı etkisi altına alan Covid-19 salgınının ne kadar süreceği ile ilgili bir öngörüde bulunmak şimdilik oldukça zor görünüyor. Böyle sıra dışı bir dönemde uzaktan çalışma modellerini konuşmanın zamanı geldi de geçiyor. Kurumların böyle bir durumda uyum sağlamak zorunda oldukları birçok parametre var.

Bu parametrelerin başında; şirket çalışanlarının ve daha geniş toplulukların bulunduğu iş ortaklıkları ya da ilişkilerini korumak için tüm iş gücünü uzaktan çalışmaya adapte edebilme yeteneği geliyor. Uzaktan çalışma, özellikle iş gücü katılımı ve ekiplerin moral ve motivasyonu söz konusu olduğunda çeşitli zorluklar ortaya çıkarabiliyor.

Uzaktan Çalışmada Ekip Motivasyonunu Sağlama

Birçok şirket, ekipleriyle uzaktan çalışma zorluğunu, kullandıkları araç gereçlerle aşmaya çalışıyor. Gereken araç gereçler konusunda şirketler; takımların teknoloji araçlarını (proje yönetimi araçları vb.) kurmasını, süreçleri tanımlamasını (termin ve planlama vb.) ve video konferans uygulamalarını (Zoom, Meet vb.) kullanmalarını sağlamak zorunda.

Ancak tüm bunlar uzaktan çalışmada gerekli olan etkili ortamı yaratmak için ilk adımlar. Aslında sorulması gereken esas soru şu; Uzaktan çalışan insanları nasıl motive edersiniz?

Bu soru oldukça önemli. Cevabını verebilmek için gelin, insanların iş ve yaşam şekillerini akademik olarak inceleyen ve bu konuda çığır açan 1985 tarihli çalışmaya birlikte göz atalım.  Rochester Üniversitesi profesörleri Edward Deci ve Richard Ryan’ın insanların çalışmasının altı ana nedenini ayırt etmesi üzerine inşa ettikleri araştırmaları, motivasyon açısından gereken cevabı verecek nitelikte.

Motivasyonunuzu Yükseltecek 3 Olumlu Neden

Bu çalışmaya günümüz çerçevesine ve modern çalışma yaşamına uyarlanmış haliyle baktığımızda ortaya şu nedenler çıkmaktadır; Oyun, Amaç, Potansiyel, Duygusal Baskı, Ekonomik Baskı ve Eylemsizlik.

Birçok araştırmacı tarafından kabul görülen bu olguya göre ilk üç nedenin motivasyonu artırdığı, son üç nedenin ise motivasyonu olumsuz yönde etkilediği ortaya çıkmıştır.

  • Oyun, çalışanların yaptıkları işin kendisinden zevk aldıklarını ifade eder. Ofis partileri ya da sosyal aktiviteleri ifade etmez. Oyun öğrenme içgüdüsünün ta kendisidir. Merak, deneme – yanılma ve zorlu problemlerin çözümlerinin keşfedilme alanıdır.
  • Amaç, yapılan işin sonucunun doğrudan insanın kişiliğiyle uyum sağladığı bir olgudur. Çalışırsınız çünkü işin niteliğine ve sonunda ulaşacağınız amaca önem verirsiniz. Öğrencilerini, amacının değerlerine göre eğitme hedefinde olan ve bu hedefe yürüyen bir öğretmen, hedefine doğru ilerleyen birisinin amacına iyi bir örnektir.
  • Potansiyel, yapılan işin sonucunun insanın kişiliğine fayda sağlamasıdır. İş, potansiyeli ve kapasiteyi genişletmeye olanak sağlar. Böylece desteklenen ve potansiyelini aşmak isteyen çalışan, sunulan imkanlar sayesinde potansiyeli bir motivasyon kaynağı olarak kullanır.

Bu üç motivasyon kaynağı bir şekilde işin kendisiyle doğrudan bağlantılı olduğundan, bunlar olumlu motivasyon kaynakları olarak düşünülebilir. Bu kaynakların, performansı farklı derecelerde geliştirecekleri konusunda herhangi bir şüpheye yer yok. Ancak dolaylı motivasyon kaynakları, motivasyonu olumsuz yönde etkileme eğilimindedir.

Motivasyonunuzu Düşürecek 3 Olumsuz Neden

  • Duygusal Baskı, korku, arkadaş baskısı, utanç vb. duyguların tüm biçimleri, bu baskının ta kendisidir. Örneğin, kendisini veya başkalarını hayal kırıklığına uğratmaktan kaçınmak için bir şeyler yapan bir çalışan, aslında duygusal baskı ile hareket eder. Potansiyelin aksine duygusal baskı; insanın kendi arzuları tarafından yönlendirilmesine ya da başkalarına ait olan beklentiler tarafından yönlendirilmeye neden olan baskıdır.
  • Ekonomik Baskı, dış kaynaklı bir kuvvettin insanı tam olarak çalıştırdığı olumsuz motivasyon kaynağıdır. Bu baskı insanın ödül kazanmasına ya da cezadan kaçınmasına odaklanır. Bu nedenle odak noktasının hedefi şaşmış olur. İşte bu ekonomik baskıdır.
  • Eylemsizlik, insanın kendisinden ve işinden uzaklaştığında neden çalıştığını tanımlayamadığı bir zamandır. Rutinleşen çalışma şeklinin en yaygın görünen olumsuz motivasyon kaynaklarından birisidir.

Uzaktan Çalışmada Verimliliği Artırmanın Yolları

Pandemi döneminin zorluklarının üstesinden gelmenin bir diğer basamağı ise uzaktan çalışma modelinde çalışanları üretken ve verimli tutacak yeni yolların keşfidir.

Günlük Kontrol Rutinleri (Check-In) Oluşturmak

Yöneticiler artık çalışanlarla günlük yüz yüze görüşmelerini gerçekleştiremiyor. Bu nedenle günlük bir kontrol rutini oluşturmak, öncelikleri belirlemenin ve bağlantıları güçlendirmenin önemli bir yoludur. Görüntülü sohbet, telefon görüşmesi veya anlık mesaj yoluyla yapılan bir kontrol rutini, normallik hissi yaratabilir, rehavetten uzak tutabilir.

Özel Çalışma Alanları Oluşturmak 

Birçok ofis çalışanı belki de evlerinde hiçbir zaman özel çalışma alanına ihtiyaç duymadılar. Ancak şimdi düzenli olarak uzaktan çalışma rutinine sahiplerse, ortak alandan ayrı özel çalışma alanlarının oluşturulması, verimlilik ve üretkenlik artışı için iyi bir sebep olabilir.

İstikrarlı Motivasyon Desteği Sağlamak

Pandemi döneminde uzaktan çalışmak yalnızlığa, umutsuzluğa ve olumsuz duyguların çoğalmasına sebep olabilir. Bu nedenle yöneticilerin ekiplerine duygusal ve motivasyon destek sağlamaları oldukça önemlidir. Tamamen uzak bir çalışma düzeninde yöneticiler, alışılmadık koşullar nedeniyle ortaya çıkabilecek diğer bütün sorunlar için normalden daha fazla ulaşılabilir olmalıdır.

Uzaktan Çalışmada Giyim

Evde çalışırken pijama ya da eşofmanla çalışmak önemli değilmiş gibi görünse de psikolojik olarak birçok çalışanın üretken olmaya çalışırken iş için giyinmelerinin eşofman veya pijamayla çalışmaktan daha iyi olduğu söylenebilir. Kendiniz için giyinmek zihinsel olarak kendinizi daha iyi hissetmenize yardımcı olur. Böylece listenizdeki önemli görevleri kontrol etmeye odaklanmanızı kolaylaştırır. Uygun şekilde giyinmek, çalışanların müşterilerle veya iş arkadaşlarıyla önceden planlanmamış bir video görüşmesi yaparken kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlar.

Bonus: İş Dışı Etkileşimleri Unutmamak

Uzaktan çalışanlar arasında iş dışı etkileşimleri kolaylaştırmanın ve sosyalleşmenin yabana atılmayacak tarafları vardır. Çalışanların, gelişmeler, haberler, hobiler ve diğer konular hakkında konuşmaları için zaman ve alan yaratmalarına (tıpkı ofiste yaptıkları gibi), stresi azaltmalarına ve daha iyi iletişim kurmalarına yardımcı olur. Çalışanlar arasında iletişimi sürdürebilmek için haftalık sanal happy hour ya da sanal egzersiz buluşması yapmak hem verimlilik hem de motivasyon açısından olumlu sonuçlar doğuracaktır.

Kaynaklar  

  • “6 Ways to Keep Your Team Productive While Working From Home” | Sean Ludwig
    https://www.uschamber.com/co/run/human-resources/encouraging-productivity-for-remote-workers
  • “Remote Team Management: Tips to Increase Efficiency” | Mert Aktas
    https://userguiding.com/blog/remote-team-management/
  • “Tips to Keep Employees Engaged and Motivated when they are Working-From-Home (WFH)” | Vantage Circle
    https://blog.vantagecircle.com/employees-engaged-work-from-home/
  • “How to Keep Your Team Motivated, Remotely” | Lindsay McGregor and Neel Doshi
    https://hbr.org/2020/04/how-to-keep-your-team-motivated-remotely
  • “Amazon’s No Outlier: The Science Behind Broken Work Cultures” | Lindsay Mcgregor And Neel Doshi
    https://www.fastcompany.com/3050251/amazons-no-outlier-the-science-behind-broken-work-cultures
  • “How to Stay Motivated Working Remotely” | Timothy Skyes
    https://www.entrepreneur.com/article/320433